Ordermanagement is het beheren van bestellingen vanaf het moment dat een klant ze plaatst tot ze zijn geleverd en afgehandeld. Het omvat het ontvangen, controleren, verwerken, verzenden en administratief afronden van orders, vaak in een systeem dat webshop, voorraad en verzending met elkaar verbindt.
Het verloop van een order
Elke bestelling doorloopt een aantal stadia, die in het systeem als status zichtbaar zijn. Een gebruikelijke volgorde is:
- nieuw, zodra de klant de bestelling heeft geplaatst;
- betaald, wanneer de betaling is bevestigd;
- in behandeling, terwijl de producten worden klaargezet;
- verzonden, met een track-en-trace-code voor de klant;
- afgerond, of retour wanneer de klant het product terugstuurt.
Dankzij deze statussen weet zowel het team als de klant op elk moment waar een bestelling zich bevindt.
Wat een ordermanagementsysteem doet
Een ordermanagementsysteem, in het Engels order management system of OMS, geeft één centraal overzicht van alle bestellingen, ook als die uit meerdere verkoopkanalen komen. Het kan pakbonnen en verzendlabels maken, de klant op de hoogte brengen van de status en de gegevens doorgeven aan de boekhouding. Ook de koppeling met het voorraadbeheer hoort vaak bij het systeem.
Ook het afhandelen van retouren en het opnieuw versturen van een pakket valt onder het beheer van orders.
Aandachtspunten
Bij een klein aantal bestellingen volstaat vaak het beheer dat al in het systeem van de webshop zit. Een apart ordermanagementsysteem wordt interessant wanneer er meerdere kanalen zijn, een externe partij voor fulfilment wordt gebruikt of de bestellingen niet meer overzichtelijk zijn. Goede koppelingen tussen de systemen zijn dan belangrijk, zodat gegevens niet dubbel hoeven te worden ingevoerd.
