Voorraadbeheer is het bijhouden en beheren van de hoeveelheid producten die een bedrijf op voorraad heeft. In een webshop betekent dit dat het aantal beschikbare producten klopt met wat je de klant laat zien, zodat je niet verkoopt wat er niet meer is en niet te veel inkoopt.
Waarvoor voorraadbeheer dient
Voorraadbeheer zorgt ervoor dat altijd duidelijk is hoeveel er van elk product beschikbaar is. Elke bestelling verlaagt de voorraad en elke levering of retour verhoogt hem weer. Zo kan de webshop een product als uitverkocht tonen op het moment dat het op is. Daarnaast helpt voorraadbeheer bij het tijdig bijbestellen, want het laat zien welke producten bijna op raken.
Zo wordt voorkomen dat een klant een bestelling bevestigd krijgt die later niet geleverd kan worden. Daarnaast geeft de voorraadadministratie inzicht in de waarde van de voorraad.
Belangrijkste onderdelen
Bij voorraadbeheer in een webshop komen meestal deze onderdelen terug:
- het aantal stuks per product, of per productvariant zoals maat of kleur;
- een minimumvoorraad waarbij een melding verschijnt dat er moet worden bijbesteld;
- het onderscheid tussen de fysieke voorraad en de beschikbare voorraad, waarbij gereserveerde producten al zijn afgetrokken;
- een koppeling met de verwerking van bestellingen, zodat de aantallen vanzelf worden bijgewerkt.
Aandachtspunten
Verkoopt een bedrijf via meerdere kanalen, zoals een eigen webshop en een marketplace, dan moeten de aantallen overal gelijk blijven. Anders ontstaan bestellingen voor producten die niet meer leverbaar zijn. Handmatig bijhouden in een spreadsheet werkt bij weinig producten, maar wordt bij groei foutgevoelig. Een regelmatige telling van de echte voorraad blijft nuttig om verschillen te ontdekken. Voorraadbeheer is nauw verbonden met ordermanagement.
